Im Grundbuchauszug sind die Eigentumsverhältnisse an Grundstücken und die auf ihnen liegenden Lasten, wie zum Beispiel Grundschulden oder Hypotheken, eingetragen. Rechte die mit dem Eigentum verbunden sind, wie beispielsweise Nießbrauchrecht, Vorkaufsrechte oder Wohnrecht, werden hier ebenfalls festgehalten.

Nur mit einem aktuellen Grundbuchauszug können Sie belegen, dass Sie der aktuelle Eigentümer sind. Der Grundbuchauszug sollte nicht älter als drei Monate sein.

Die Flurkarte bildet die amtliche Kartengrundlage des Grundbuches und dient der Sicherstellung des Grund und Boden, welcher im Grundbuch verankert ist. Sie ist ein amtlicher Nachweis für die offizielle Existenz und Lage eines Grundstückes.

Eine Flurkarte bildet außerdem die Bebauung eines Grundstückes maßstabsgetreu ab und  beinhaltet Angaben zu dem Flurstück, der Flurstücksnummer, Ortsangaben und Gemarkungsgrenzen. Die Flurkarte sollte nicht älter als drei Monate sein.

Der Grundriss ist die zeichnerisch dargestellte, Abbildung einer räumlichen Gegebenheit. Grundrisse sind die horizontalen Schnitte eines Bauwerks welche eine Etage zweidimensional aus der Vogelperspektive zeigen. In der Regel erfolgt der horizontale „Schnitt“ einen Meter über dem Fußboden.

Dargestellt werden tragende und nicht tragende Innen- sowie Außenwänden und wichtige Details, wie beispielsweise die Lage der Fenster und Türen. Ein Grundriss sollte im Idealfall maßstabsgetreu und bemaßt sein.

Da es zwischen der Wohnfläche und der Nutzfläche wichtige Unterschiede gibt, sollte eine Wohn- und Nutzflächenberechnung vorhanden sein. Es existieren mehrere gültige Berechnungsmethoden, die teilweise erheblich voneinander abweichende Ergebnisse liefern. Am weitesten verbreitet ist die Wohnflächenberechnung nach der Wohnflächenverordnung (WoFlV). Häufig verlangt die finanzierende Bank des Käufers für die Vergabe der Finanzierung eine genaue Wohn- und Nutzflächenberechnung.

Die Teilungserklärung regelt die formelle Aufteilung eines Gebäudes sowie Rechte und Pflichten der Wohnungseigentümer.

Durch eine Teilungserklärung wird das Innenverhältnis in der Eigentümergemeinschaft geregelt. Zum einen werden die Miteigentumsanteile am Sonder- und Gemeinschaftseigentum geregelt sowie die gesamte Kostenverteilung in der Gemeinschaft. Eine Teilungserklärung ermöglicht, dass einzelne Wohnungsgrundbücher angelegt werden können.

Die Abgeschlossenheitsbescheinigung ist meist Bestandteil der Teilungserklärung. Sie ist nach deutschem Recht eine Bescheinigung darüber, dass Eigentumswohnungen oder ein Teileigentum im Sinne des Wohnungseigentumsgesetzes baulich hinreichend von anderen Wohnungen und Räumen abgeschlossen sind. Eine Abgeschlossenheitsbescheinigung weist also nach, dass die Wohnungen baulich so getrennt sind, dass sie als eigenständige und in sich abgeschlossene Einheiten funktionieren.

Die Brandversicherung, beziehungsweise die Gebäudesach- und Feuerversicherung ist in Deutschland Pflicht.

Nicht nur für potenzielle Käufer, sondern auch für die finanzierende Bank, ist eine aktuelle Kopie dieser Versicherung sehr wichtig. Eine Bank wird keine Immobilie finanzieren, wenn keine gültige Police der Gebäudeversicherung vorgelegt werden kann.

In jeder Eigentümergemeinschaft findet mindestens einmal im Jahr eine Eigentümerversammlung statt. Die Protokolle dieser Versammlungen ermöglichen einen Einblick in die Eigentümergemeinschaft. In den Protokollen werden alle Themen, die besprochen wurden, niedergeschrieben. Die Protokolle können beispielsweise Auskunft über bereits beschlossene Maßnahmen an dem Gemeinschaftseigentum geben. Es sollten mindestens die letzten drei Eigentümerversammlungsprotokolle zur Verfügung stehen.

Bei Wohnungseigentümergemeinschaften müssen Eigentümer monatliches Hausgeld zahlen. Die Abrechnung hierüber nennt sich Hausgeldabrechnung. Die Abrechnung erfasst unteranderem die Kosten und Lasten des Gemeinschaftseigentums, die Kosten für die Instandhaltung und Instandsetzung, sowie für die Verwaltung. In dem zu zahlenden Hausgeld sind umlegbare und nicht umlegbare Kosten enthalten. Wie bei den Protokollen der ETV sollten auch hier mindestens die letzten 3 Hausgeldabrechnungen vorliegen.

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Während die Hausgeldabrechnungen vergangene Ausgaben zeigen, listet ein Wirtschaftsplan die gleichen Kostenpositionen für das laufende oder kommende Jahr auf. Der Wirtschaftsplan ist nach dem deutschen Wohnungseigentumsgesetz eine Aufstellung der für das Kalenderjahr zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben bei der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. Außerdem wird die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage im Wirtschaftsplan veranschlagt.

Die Instandhaltungsrücklage ist meistens in der Hausgeldabrechnung enthalten und zeigt wie viel Geld auf den Konten der Eigentümergemeinschaft ist.

Gewöhnlich zahlt jeder Eigentümer einer Eigentümergemeinschaft durch seine Hausgeldzahlung einen gewissen Anteil auf das Rücklagenkonto ein. Durch diese Rücklage soll gewährleistet werden, dass größere anfallende Reparaturen ohne sogenannte Sonderumlagen finanziert werden können.

Der Energieausweis ist ein Dokument, das ein Gebäude nach den Vorgaben der Energieeinsparverordnung (EnEV) energetisch bewertet.

Ein Energieausweis enthält allgemeine Angaben zum Haus, zu den verwendeten Heizstoffen sowie die Energiekennwerte des Gebäudes. Moderne Ausweise für Wohngebäude führen darüber hinaus eine Energieeffizienzklasse von A+ bis H auf.

Ein Energieausweis wird für ein Gebäude ausgestellt, nicht für einzelne Wohnungen.

Sollten an einer Immobilie Instandhaltungs-/ Sanierungs-/ oder Modernisierungsmaßnahmen vorgenommen worden sein, so sollten diese Maßnahmen mit Dokumenten belegt werden können. Handwerkerrechnungen mit detaillierten Leistungsbeschreibungen geben darüber Auskunft wann welche Arbeiten in welchen Umfang geleistet wurden.

Baupläne werden meistens im Maßstab (1:100) dargestellt. Baupläne sollten detailliertere Werkpläne (1:50) mit bemaßten Grundrissen einzelner Etagen, Schnitt und Ansichten enthalten.

Desweiteren sollten die Baugenehmigungsurkunde, die Baubeschreibung (insbesondere bei An- und Umbauten) und bei neueren Gebäuden eine Abnahmebescheinigung der Baubehörde vorliegen.

Die Baubeschreibung liegt meistens den Bauplänen bei. Wenn eine Baubeschreibung aus der Bauzeit vorhanden ist, beinhaltet dies eine detaillierte Beschreibung des Gebäudes. In der Baubeschreibung wurden vom Bauträger neben der Art der Bauausführung, die verwendeten Materialien beschrieben und aufgelistet. Angefangen von der Bodenplatte über das Mauerwerk bis hin zum Dachstuhl und zu den Steckdosen in den Wohnungen. Gerade bei An- und Umbauten ist eine Baubeschreibung sehr wichtig.

Ist eine Immobilie vermietet, übernimmt der Käufer kraft Gesetzes den bestehenden Mietvertrag mit dem Mieter und tritt als künftiger Vermieter in das Mietverhältnis ein. Der Käufer kann den Mietvertrag allenfalls fristgerecht kündigen, wenn er Eigenbedarf anmeldet.

Desweiteren sind die Mieteinnahmen ein Faktor, der die Werthaltigkeit einer Immobilie bestimmt. Für die Finanzierung einer vermieteten Immobilie muss der Mietvertrag vorliegen.

Der Denkmalschutz einer Immobilie kann mitunter erheblichen Einfluss auf die Instandhaltungs- und Betriebskosten einer Immobilie haben. Desweiteren besteht bei vermieteten Immobilien die Möglichkeit hoher Steuervorteile durch eine Denkmal-Immobilie. Außerdem ist bei einem Verkauf einer denkmalgeschützten Immobilie kein Energieausweis nötig. Aufgrund dieser weitreichenden Einflüsse des Denkmalschutzes ist es wichtig nachweisen zu können, ob und in welchem Umfang eine Immobilie unter Denkmalschutz steht.